Menempatkan selembar kertas di folder file itu mudah; menemukannya lagi adalah bagian yang sulit. Ada cara untuk membuat file Anda lebih mudah digunakan dan kertas Anda lebih mudah ditemukan. Investasikan dalam lemari arsip empat atau lima laci yang kokoh. Habiskan uang ekstra yang dibutuhkan untuk mendapatkan kualitas dan daya tahan.
Anda akan menghabiskan lebih banyak uang untuk mengganti lemari arsip yang lebih murah beberapa kali daripada membeli yang andal di awal. Anda mungkin tidak memiliki cukup file untuk mengisi kabinet sekarang, tetapi percayalah, Anda akan membutuhkannya di masa depan.
Sebelum Anda membeli lemari tambahan, singkirkan file yang tidak perlu. Kecenderungan alami adalah membeli lebih banyak lemari untuk memegang kertas yang telah Anda kumpulkan. Semakin banyak ruang pengarsipan yang Anda miliki, semakin banyak kecenderungan Anda untuk menyimpan kertas yang tidak perlu.
Pertahankan jumlah folder file gantung yang Anda gunakan seminimal mungkin. Daripada menempatkan hanya satu folder interior di setiap folder gantung, kelompokkan tiga hingga lima folder interior di masing-masing dan beri label folder gantung dengan kategori utama.
Minimalkan file kertas Anda dengan menggunakan pemindai untuk menyimpannya secara elektronik. Tersedia pemindai genggam, lembar-makan, flatbed, dan pena optik. Anda bahkan dapat menggunakan pemindai untuk memasukkan kartu nama ke dalam program perangkat lunak manajemen kontak.
Tentukan satu tempat di kantor Anda untuk majalah, surat kabar, dan publikasi lain yang tidak perlu Anda baca segera. Pilih tempat lain untuk makalah yang perlu diajukan. Tempat sampah susun — mereka lebih besar dari nampan susun dan memiliki kaki — simpan kertas untuk disimpan dan kertas untuk dibaca terpisah, namun berdekatan satu sama lain. Anda juga bisa menggunakan keranjang anyaman di dekat meja Anda untuk memegang bahan-bahan ini. Intinya adalah untuk menjaga informasi tidak aktif ini dari meja Anda dan membuat Anda tetap fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
Anda tidak harus menghabiskan banyak uang atau seumur hidup mengatur bisnis berbasis rumah Anda. Luangkan waktu untuk memilih lokasi yang tepat untuk kantor pusat Anda dan mengevaluasi apakah furnitur dan pengaturan Anda saat ini memenuhi kebutuhan Anda. Kemudian rancang kantor Anda sehingga Anda dapat menemukan informasi dengan cepat, dan buat sistem pengarsipan yang mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mencari makalah penting.
Disorganisasi dapat menyebabkan waktu dan uang yang hilang dan pada akhirnya dapat menyebabkan Anda kehilangan pandangan tentang alasan Anda memulai bisnis Anda sejak awal: untuk menikmati apa yang Anda lakukan setiap hari.
