Mengatur Kartu Nama untuk Manajemen Kontak yang Efektif

 Sekarang setelah Anda mencetak kartu nama baru yang berwarna-warni, dan telah mendistribusikannya dengan rajin, apa yang Anda lakukan dengan kartu yang Anda kumpulkan dari orang lain?  

Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda memiliki setumpuk kartu berpita karet yang mengambang di sekitar meja Anda. Atau Anda telah menggunakannya sebagai bookmark, tusuk gigi, dan bungkus permen karet bekas dan semuanya ada di kantor, mobil, dompet, dan dompet Anda ? tetapi itu tidak membantu Anda membangun bisnis Anda.  

Tanpa sistem pengarsipan yang baik, informasi pada kartu-kartu itu tidak berguna. Jadi bersihkan meja Anda dan kembangkan sistem untuk memprioritaskan, mengatur, dan menindaklanjuti dengan kontak-kontak itu.  

Teknologi Tinggi atau Sekolah Tua?  

Ada dua pilihan untuk mengatur kartu nama :  

Cara tradisional menyimpannya dalam file kartu  

Metode kontemporer menyimpan info kontak pada file komputer  

Ketika Anda kembali dari rapat jaringan atau pameran dagang, sebelum Anda melakukan hal lain, perbarui informasi kontak Anda. Beri peringkat kartu yang telah Anda kumpulkan dalam urutan kepentingan sebelum Anda menyimpannya. Pisahkan lead hangat yang kemungkinan akan membawa Anda bisnis, orang-orang yang ingin Anda tindak lanjuti, dan yang informasinya Anda inginkan di ujung jari Anda. Ini dapat mencakup prospek, orang yang akan Anda rujuk ke orang lain, atau yang akan mengirim referensi kepada Anda.  

Jangan takut membuang kartu dari orang yang tidak akan pernah Anda hubungi atau rujuk. Anda dapat mengajukan lead dingin di tempat lain atau membuangnya ke tempat sampah.  

Ketahui ABZ Anda...  

Bagaimana Anda membuat alfabet dan mengajukan kartu Anda terserah Anda. Putuskan bagaimana Anda mengingat informasi terbaik, apakah itu dengan nama perusahaan, nama orang, atau berdasarkan kategori. Mungkin Anda lebih dapat menemukan informasi jika dikelola oleh wilayah atau departemen. Kemudian, abjadkan dengan tepat.  

Anda juga dapat mengajukan berdasarkan tanggal atau acara di mana Anda bertemu orang tersebut. Cukup pilih satu cara dan patuhi itu. Misalnya, jangan mengajukan beberapa dengan nama belakang dan yang lainnya dengan nama bisnis, atau Anda tidak akan pernah menemukan apa yang Anda cari dalam keadaan darurat.  

Elektronik = Portable dan Duplicable  

Menyimpan informasi kontak di komputer membuat kantor Anda lebih rapi dan merupakan satu langkah lagi menuju kantor tanpa kertas; bagi kebanyakan orang, mencari di komputer lebih efisien daripada mencari-cari melalui kartu kertas. Dalam hitungan detik, Anda dapat menjalankan sortir dan mencari kontak berdasarkan perusahaan, nama, nama anjing, tanggal Anda bertemu, dll. Jika Anda membawa pulang pekerjaan, mudah untuk menduplikasi daftar kontak Anda, daripada mengangkut seluruh Rolodex Anda.  

Menyimpan info secara elektronik juga efektif untuk membangun milis dan mencetak label. Tapi ingat, cadangan, cadangan, cadangan. Saya adalah pecandu teknologi tinggi sampai hard drive saya rusak dan saya tidak memiliki cadangan database komputer saya. Untung saya menyimpan salinan keras itu!  

Ada banyak program di pasar untuk mengatur informasi kontak, seperti Act atau Outlook. Saya menaruh semua informasi saya di Microsoft Access.  

Untuk cadangan berteknologi rendah, saya menggunakan kotak file kartu plastik dengan pembagi alfabet, mengajukan kartu saya dengan nama belakang. Saya juga lebih suka menggunakan lengan transparan untuk menyimpan kartu nama, karena saya hampir selalu mengajukan kartu nama daripada menuliskan informasi pada kartu kosong. Lengannya berukuran seragam, menjaga kotak tetap rapi. Tetapi Anda mungkin berbeda - sistem apa pun akan berfungsi, selama Anda konsisten dengannya.  

Untuk Menyimpan atau Tidak Menjaga?  

Beberapa orang mengatakan Anda harus menyimpan setiap kartu nama yang pernah Anda terima, sementara yang lain berpikir Anda harus membuang kartu yang tidak akan pernah Anda gunakan. Dengan kecepatan orang-orang yang bergerak dan beralih perusahaan hari ini, saya membuang kartu kontak yang belum pernah saya hubungi selama tiga tahun. Pada saat itu informasi kontak mereka pasti telah berubah, jadi bahkan jika saya ingin menghubungi mereka, tidak mungkin saya akan melakukannya.  

Jika Anda bersikeras memegang informasi lama, arsipkan kartu nama itu dalam database atau kotak kartu terpisah. Karena saya membuat catatan di bagian belakang kartu ketika saya bertemu orang-orang, saya selalu tahu tanggal ketika saya pertama kali melakukan kontak; catatan juga membantu menyegarkan ingatan saya tentang orang-orang yang belum pernah saya hubungi.  

Akhirnya, ingatlah untuk menindaklanjuti dengan kontak Anda! Jaga jadwal dan sasaran untuk melakukan kontak melalui panggilan telepon, email, atau surat siput. Secara berkala buka sistem pengarsipan Anda dan perbarui atau hapus informasi lama. Alasan Anda menyimpan informasi ini adalah untuk tetap berhubungan dengan orang-orang - jadi gunakan sistem pengorganisasian baru Anda untuk tetap efisien dan bisnis Anda akan berkembang!